Subgerente de Archivo

Misión del puesto:

Dirigir, coordinar y supervisar la administración, organización, archivo y custodia de los documentos de los accionistas y de las Asambleas del GRUPO BHD, Centro Financiero BHD, y sus empresas controladas, y otras empresas; así como los documentos administrativos del GRUPO BHD, S.A. y otras empresas.

Funciones principales:

• Dirigir, administrar, organizar y supervisar el archivo, conforme al método de organización utilizado que permita garantizar su fácil y rápida localización.
• Supervisar por el cumplimiento de las políticas establecidas para el buen funcionamiento del departamento de Archivo.
• Dirigir y supervisar el personal a su cargo, asignando las tareas que correspondan de acuerdo a los procesos del área, revisando que las mismas sean realizadas de manera eficiente.
• Velar que el personal esté debidamente capacitado para el desempeño de sus tareas y procurar su capacitación constante.
• Supervisar que los documentos que ingresen al área de archivo sean manejados con discreción y eficiencia, asegurando el cumplimiento del acuerdo establecido en el Código de Ética.
• Recomendar cambios en la estructura del archivo que permita lograr mayor eficiencia, organización y rápida localización de los documentos.
• Participar en el diseño y ejecución de nuevos procesos, mejoras y nuevas herramientas relacionados a los archivos del área.
• Supervisar la organización y disposición de los documentos organizados en los archivos y tramerías, conforme a los procedimientos establecidos.
• Autorizar la salida en calidad de préstamo de los expedientes de accionistas y administración.
• Verificar que sean elaborados los conduces de entrada y salida de los documentos solicitados y enviados a los usuarios, así como vigilar que sean devueltos según se establece.
• Velar por el control de los documentos entregados a los usuarios, verificando que sean remitidos al usuario a la mayor brevedad.
• Supervisar la recepción de los documentos devueltos por los usuarios.
• Velar por la organización y clasificación de los documentos, para la actualización de los expedientes de accionistas, asambleas y de la administración.
• Supervisar la recepción, organización y archivo de los documentos relacionados a los expedientes de las asambleas.

Carrera académica:

Estudiante de termino o recién graduado de Administración, Archivista o derecho.

Experiencia en:

Área de Archivos, Mejora continua, Archivo Digital.